Командировки тоже могут быть технологичными!

17.10.2019

Командировки тоже могут быть технологичными!

Согласно свежим исследованиям, все больше сотрудников считают командировки плюсом своей работы. А среди миллениалов таких и вовсе 90%. Да, в некоторых случаях быстрее уладить рабочие вопросы удаленно, но большинство респондентов считают видеоконференции менее эффективными, чем переговоры лицом к лицу. При этом у тех, кто часто ездит в командировки (или организует их), бизнес-поездки часто ассоциируются с кучей бумажек, бюрократическими проволочками и прочей головной болью. Однако благодаря технологиям процесс стал намного проще. Вместе с агентством делового туризма «Аэроклуб», которое занимается бизнес-поездками уже 25 лет, рассказываем о новых трендах на рынке командировок.


Сотрудники чаще организовывают командировки сами 

Что это значит: Многие работодатели считают: позволить сотруднику самому выбирать условия командировки — значит проявить заботу и продемонстрировать доверие. Поэтому сотрудники все чаще выбирают авиабилеты и бронируют отели для командировок самостоятельно — онлайн. От переплат компанию страхует грамотно выстроенная тревел-политика и онлайн-система бронирования, разработанная агентством-партнером, — корпоративный интернет-сервис, который не дает купить билет или забронировать отель, если его стоимость превышает установленные компанией лимиты. Такие системы бронирования, по данным «Аэроклуба», уже используют около 50% западных и более 25% российских компаний. 

Зачем это нужно: Компании все чаще позволяют сотрудникам организовывать командировки самостоятельно, потому что это не только демонстрирует доверие, но и повышает эффективность. Ведь бизнес-поездки часто связаны со стрессом, который тормозит продуктивность. Самостоятельная организация командировки дает работнику ощущение контроля над ситуацией. Кроме того, онлайн-платформы для бизнес-путешествий экономят время сотрудников (ведь не нужно возиться с бумажками, звонить агенту и ждать от него ответа) и соответствуют общему тренду на технологичность и цифровизацию. А еще делают тревел-политику компании прозрачной: сотрудник видит, какие варианты ему доступны и сколько это будет стоить.

«Аэроклуб» помогает организовывать командировки по всему миру как крупным, так и небольшим компаниям на любых платформах бронирования. Это можно сделать как через онлайн-систему (Online Booking Tool) или мобильное приложение, так и через оператора — по телефону, электронной почте или в мессенджерах. В едином интерфейсе онлайн-платформы работники могут выбрать билеты на самолет или поезд, варианты трансферов и проживания, а еще подготовить документы на визу. Согласовать все у руководителя тоже можно онлайн. Система бронирования интуитивно понятная, но для новичков есть короткие обучающие видео и подсказки электронного помощника. 


Работники совмещают командировки с отпуском

Что это значит: Миллениалы чаще меняют места работы, чем представители других поколений. Чтобы привлечь и удержать их, работодатели все чаще отказываются от жестких корпоративных норм и разрабатывают системы стимулов. Один из них — возможность совместить командировку с отдыхом. Этот тренд называется bleisure (business + leisure): после рабочей поездки сотрудник может задержаться в другом городе — например, на выходные. За пять лет таких корпоративных поездок в России стало на 43% больше.

Зачем это нужно: Система позволяет повысить лояльность сотрудников, но не только. Дело еще и в экономии для работодателя: цены на авиабилеты с захватом выходных зачастую ниже, чем поездки на два дня в середине недели. И эксперты туристического рынка даже считают, что со временем bleisure полностью заменит чистые бизнес-поездки. 

В 2020 году «Аэроклуб» запускает специальный сервис для bleisure-поездок. Забронировав все, что нужно для командировки, сотрудник в том же приложении сможет посмотреть, какие мероприятия проходят в городе в это время. Купить билеты на понравившиеся события получится в пару кликов: в театр, кино или на концерт. 



Командировочных сопровождают в пути

Что это значит: Компании выстраивают системы напоминаний, чтобы сотрудник не опоздал на самолет или поезд, а также вовремя прошел регистрацию на рейс. Работает это так: накануне командировки работнику приходит пуш-уведомление в мобильном приложении о предстоящей поездке с указанием аэропорта или вокзала, временем отправления, номером рейса и другими необходимыми данными. Еще координатор поездки может отправить инструкцию с правилами поведения в незнакомой стране, список рекомендованных заведений и сводку с прогнозом погоды на ближайшие дни. 

Зачем это нужно: Разумеется, если сотрудник проспал и пропустил рейс, это его личная ответственность. Однако опоздания влияют и на саму компанию, потому что срывают график работы. И такое сопровождение помогает снизить риски. А еще, конечно, обеспечить комфорт во время командировки. А он, как мы уже писали, — залог продуктивности во время рабочей поездки.

«Аэроклуб» первым в России запустил мобильное приложение для сопровождения сотрудников во время командировок. Например, опаздывая на самолет, клиент может сообщить об этом в службу поддержки «Аэроклуба» одним нажатием кнопки в мобильном приложении, и, пока человек добирается до аэропорта, оператор зарегистрирует его на рейс. Если же шансов успеть уже нет, можно быстро поменять билет. Нет желания общаться с оператором? Тогда все вопросы по организации командировки и вовсе можно адресовать чат-боту.


Компании все больше думают о безопасности

Что это значит: Отправляя сотрудника в командировку, компания может получить у него разрешение на координацию передвижений. В случае экстренных ситуаций работодатель получит доступ к геолокации сотрудника, сможет понять, где он находится, оперативно связаться с консульством и вывезти его из страны. С помощью отслеживания геолокации компания получает данные о точном местонахождении сотрудника в течение 5–10 минут. Это возможно даже при отключенном роуминге: сигнал поступает с ближайшей базовой станции. 

Зачем это нужно: Может показаться, что столь пристально следить за безопасностью своих сотрудников нужно только тогда, когда они едут в политически нестабильные регионы. Но это не так. Согласно отчету Global Peace Index, за последние 10 лет больше 60% стран даже в Европе стали менее безопасными. А во всем мире выросло число нападений с применением оружия и затяжных конфликтов. 

Чтобы следить за безопасностью клиентов в другой стране, «Аэроклуб» использует возможности big data. Специальная система анализирует новостной поток и выявляет в нем слова-триггеры — например, сообщения об экстренных посадках, беспорядках, военных переворотах и природных катаклизмах. Программа автоматически сопоставляет полученную информацию с номерами рейсов и другими данными пассажиров из собственной базы и проверяет, не находится ли кто-то из клиентов в опасной зоне. И если да, сотрудника и его работодателя тут же проинформируют.


Сотрудников не нагружают бумажной волокитой

Что это значит: Когда сотрудник возвращается в офис, командировка не заканчивается: теперь он должен предоставить бухгалтерии пакет закрывающих документов — посадочные талоны, выписки и чеки. Кроме того, нужно вручную заполнить авансовый отчет и отнести весь набор закрывающих документов секретарю. Сегодня этот процесс становится проще: посадочные талоны, выписки об отелях и трансферах автоматически подгружаются во внутреннюю систему компании. Чеки тоже можно не собирать: достаточно их просто сфотографировать и загрузить онлайн. 

Зачем это нужно: На сбор и оформление всех необходимых бумаг у сотрудника может уйти не меньше 30 минут, которое он мог бы посвятить работе. Автоматизированные системы позволяют снять с работника эти обязанности и снизить объем бумажной волокиты внутри компании. 

Все платформы и сервисы «Аэроклуба» существуют в одной «экосистеме». Она объединяет все этапы бизнес-поездки — это и начальная организация, и бронирование, и отчетность в конце. При этом начать бронирование можно на офисном компьютере, а продолжить уже по дороге домой — в мобильном приложении, через мессенджеры WhatsApp или Telegram. Если смотреть на экран неудобно, координатору всегда можно позвонить. Повторять одно и то же разным операторам больше не нужно: еще до того, как снять трубку или ответить на запрос в переписке, оператор «Аэроклуба» знает, кто именно к нему обращается и даже по какому вопросу.


Командировки делают персонализированными

Что это значит: Редкий сотрудник сможет эффективно провести переговоры и заключить выгодную для компании сделку после 12-часового перелета в тесном кресле где-нибудь в хвосте самолета. Работодатели понимают это и оставляют за сотрудником право выбрать удобства, которые отражают их личные предпочтения. Например, бизнес-путешественники могут вылетать в командировки из ближайшего аэропорта и в удобное время, заселяться в понравившийся отель и копить на командировках мили для отпуска. При этом онлайн-системы запоминают предпочтения сотрудников в предыдущих поездках (например, в самолете — место у окна с дополнительным пространством для ног и вегетарианское меню, в отеле — номер c балконом и расширенное меню завтраков), чтобы бронировать эти опции автоматически и тем самым предвосхищать ожидания работников. 

Зачем это нужно: Цель простая — дополнительно мотивировать сотрудника и повысить его лояльность, чтобы он работал еще эффективнее. При этом понятно, что бизнес-поездка не всегда может соответствовать ожиданиям сотрудника на 100%. Ведь за командировку платит работодатель, а значит, она должна вписываться в установленные рамки тревел-политики. Однако задача компании — найти баланс между собственными интересами и комфортом сотрудника.  

У «Аэроклуба» есть персонализированная система рекомендаций, которая подбирает оптимальный рейс для каждого сотрудника. Искусственный интеллект анализирует не только данные предыдущих поездок, но и местоположение человека (поедет ли он в аэропорт из дома или прямо из офиса), а также наличие у него бонусной карты какой-нибудь авиакомпании. Система все время учится, и с ее помощью сотрудник может выбрать самый удобный для себя рейс всего за пару секунд.

Источник: Медуза

Ноябрь 2019
ПнВтСрЧтПтСубВс
28
29
30
31
01
02
03
04
05
06
07
08
09
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
01
выбрать даты публикаций